EL PREÁMBULO (Inicio)
¿Eres de los que piensa que hay un secreto que permitirá, a quien lo posea, alcanzar el éxito en los proyectos? Si es así, bienvenido al mundo de los soñadores e idealistas que creen que los proyectos ayudan a cambiar el mundo. Y que perseveran para encontrarlo…
LA HISTORIA
Cuenta la leyenda sobre un joven Project Manager (PM) que se acababa de incorporar a la gestión de proyectos de una manera un tanto accidental. Como estaba sobradamente preparado, enseguida se dio cuenta que, si la falta de experiencia se cura con el tiempo, el criterio para tomar las decisiones adecuadas necesita ser trabajado. Y que la lógica y el sentido común son siempre necesarios, pero casi nunca suficientes.
Un día se cruzó con un experto en la materia, responsable de la Project Management Office (PMO) de una gran empresa. Y atraído por su aura de sabiduría, decidió aproximarlo con la osadía de los que no tienen nada que perder, para preguntarle: “¿cuál es el secreto del éxito de los proyectos?”. El maestro le mira con esa mezcla de sorpresa y curiosidad que nos provoca lo inesperado, pero en lugar de seguir su camino, se le acerca muy lentamente y, con aire insigne y voz profunda, contesta: “el secreto consiste en ser efectivo, eficiente y eficaz”. Y tras una pausa deliberadamente larga que añade dramatismo al momento, sentencia: ”cuando consigas descifrar el significado de estas palabras, estarás preparado para afrontar los mayores retos de la gestión de proyectos”. Ante el semblante desconcertado y pensativo de su interlocutor, vuelve a fiarse de ese sexto sentido que tantas veces le ha permitido anticiparse a los riesgos y decide acogerlo bajo su protección para guiarle a través de los proyectos.
Al cabo de un tiempo de escuchar mucho y hablar poco, que por algo tenemos dos orejas pero sólo una boca, el joven PM vuelve a acercarse al maestro para comentarle los pormenores de tres proyectos en los que ha participado y evaluar si realmente han alcanzado el éxito:
- “En el primer proyecto utilizamos menos recursos de los planificados, pero las condiciones hicieron imposible completar todo el alcance acordado. Diría que trabajamos con eficiencia, pero no fuimos eficaces.
- En el segundo conseguimos los resultados esperados, pero una vez realizada la transferencia y completado el cierre, supimos que el producto nunca se llegó a utilizar. Creo que fuimos eficaces, pero no efectivos.
- El tercer proyecto acabó con retraso y sobre-coste, pero el producto final respondió a todas las expectativas y su lanzamiento en el mercado supero las previsiones de venta más optimistas. Es verdad que no fuimos eficientes, pero sí efectivos y eficaces.”
En ese momento, el responsable de la PMO comprendió que la formación de su pupilo había terminado. El PM había aprendido que el éxito del proyecto pasa por alcanzar la meta (Eficaz), utilizando y optimizando los recursos que tiene a su disposición (Eficiente), pero que si no se resuelve el problema o se alcanza la oportunidad que ha justificado el lanzamiento del proyecto (Efectivo), el esfuerzo realizado ha sido en vano porque no ha aportado ningún valor.
Y se dice que, a partir de entonces, cual arriero en el camino, se dedicó a divulgar este secreto entre todos los implicados con los que se cruzaba. Y que, como le habían pronosticado, dejaría el confort de los entornos conocidos para afrontar mayores retos y viajar a países lejanos donde los proyectos eran más Volátiles, Inciertos, Complejos y Ambiguos (VICA). Pero esto ya forma parte de otra historia…
LA MORALEJA (Cierre)
Efectivo, Eficiente y Eficaz son términos que se acostumbran a utilizar indistintamente en el lenguaje coloquial, pero que tienen significados diferentes. Utilizados con precisión, los podemos incorporar al meta-lenguaje de la gestión de proyectos con la finalidad de identificar procesos complejos y mejorar la comunicación. En este sentido y siguiendo la misma secuencia que va desde la idea hasta la consecución de la meta, la Efectividad estaría ligada al Business Case o justificación empresarial del proyecto, que se define con anterioridad al Inicio; la Eficiencia tiene que ver con la gestión que se realiza durante la Ejecución; y finalmente, la Eficacia, que se relaciona con los resultados obtenidos y el Cierre final.
